より誠意を伝えたいときに
企業との連絡は電話やメールが主流ですが、作成に一手間かかる手紙は、より一層相手に誠意を伝えることができます。また、履歴書などの書類を企業に送付する際、書類だけを送るのではなく、「よろしくお願いします」という気持ちを込めた送付状を添えて送りましょう。
手紙を送付する場面と注意点
手紙は下記のような場面で送ると効果的です。
●入社案内などの書類請求 ●入社案内など書類が届いた際のお礼 ●会社訪問、OB・OG訪問の依頼
●会社訪問、OB・OG訪問のお礼 ●面接試験など選考後のお礼 など
この中でも、お礼に関する内容は特に早めに送付するようにしましょう。会社訪問などのお礼については、その当日に送付準備をし、翌日には投函するようにしましょう。もし忙しくて準備が遅くなったとしても、２〜３日中には必ず投函しましょう。
手紙の書き方
ここでは実際の手紙の文例を紹介します。下記のような内容で、便せん（ハガキでも可）に手書きで書きます。文例は縦書きですが、横書きでも問題ありません。また書く際には、にじまないように万年筆ではなく黒のボールペンを使いましょう。書き間違えた場合、修正液は使用せず、必ず初めから書き直しましょう。下記の文例はあくまでも参考程度とし、場面や状況に合わせて内容を考えるようにしましょう。
【１】頭語
手紙の冒頭に記載する言葉。頭語と結語の組み合わせは決まっており、頭語が「拝啓」の場合、結語は「敬具」となります。
【２】前文
本題に入る前に、時候の挨拶や相手の様子を尋ねる文章を記載しましょう。時候の挨拶はその月によって変わりますので注意しましょう。
●3月：早春の候
●5月：新緑の候
●7月：盛夏の候
●9月：初秋の候
●11月：晩秋の候
●4月：春暖の候
●6月：初夏の候
●8月：残暑の候
●10月：秋涼の候
●12月：初冬の候
【３】主文
相手に伝えたい用件を記載しましょう。簡潔に分かりやすく書くことがポイントです。
【４】末文
結びの挨拶やお礼の文章を記載しましょう。
【５】結語
手紙の終わりに書く言葉。頭語に対応した言葉を記載しましょう。
書類を送る際は必ず送付状を付ける
履歴書や成績証明書など、就職活動中に企業から書類の提出を求められる場面があります。
その際は書類だけを送るのではなく、必ず送付状を添えて送りましょう。
送付状の書き方
【１】書類を送付した旨を記載する
上記「手紙の書き方」のポイントをしっかり押さえ、書類を送付した旨を記載しましょう。
【２】説明会や選考などの感想を伝える
説明会や選考に参加した後に書類を送付する場合は、感想なども書いておくと良いでしょう。
【３】送付書類の内容を記載する
箇条書きで送付書類の内容を記載しましょう。
ハガキ・封筒の表書き
【１】個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」を
ハガキの場合はすべて表面に宛名、送り先の住所、自分の氏名、自分の住所、大学名を記載しましょう。封筒の場合、自分の氏名、自分の住所、大学名、送付日は裏面に記載します。
宛名は、個人名まで分かっている場合は「○○様」と記載。部署名までの場合は「○○御中」と記載しましょう。
【２】正式名称を記載
例えば「株式会社」を「（株）」のように記載することや、住所や自分の大学名や所属学部などを略して記載することはマナー違反ですので、気をつけましょう。
※企業からもらった返信用ハガキ・封筒の宛名に「〜行」と記載されている場合は、必ず「行」の上に二重線を引き、その横に「様」や「御中」と記載しましょう。