電話をかける時は
担当者名、用件をまとめる
必ず採用担当者の部署と氏名を確認し、電話をかける用件をまとめ、メモしておきましょう。
メモ・手帳を用意しておく
電話の内容を後で確認できるよう、メモを取るようにしましょう。
手帳を準備すれば、スケジュールを確認しながら話ができるので便利です。
かける時間帯に問題がないかを確認しよう
電話をかける際は、緊急の場合を除き、担当者が電話を受けやすい時間帯を考えて、下記の時間は避けるようにしましょう。
できるだけ避けた方が良い時間
- ●始業直後（10：00くらいまで）
- ●終業１時間前からそれ以降
- ●月曜日の午前中（＝週明け）
- ●金曜日の夕方以降（＝週末）
- ●昼休みの時間（11：30〜13：30くらいの間）
かける場所に注意しよう
携帯電話で電話をかける際は、場所にも注意しましょう。電波状況が良く、電話の声が聞き取りやすい静かな場所で電話をするようにしましょう。
電話をかける時の流れ
【１】まずは名乗る
電話をかけ、相手が出たらまずは名乗りましょう。
【２】担当者に取り次いでもらう
いきなり担当者に出てもらえるとは限りませんので、担当者への取り次ぎを依頼しましょう。
【３】担当者が出たら
改めて名乗り、電話した目的を伝え、担当者の都合を聞きましょう。
【４】用件を話す
簡潔に用件を話すように心掛けましょう。確認事項は復唱し、メモを取っておきましょう。
【５】電話を切る
心を込めてお礼を言い、相手が電話を切ったことを確認してから電話を切りましょう。
企業から電話がかかってきた時の注意点
すぐにメモの準備を
大事な内容の場合が多いので、すぐにメモの準備を。焦らずに落ち着いて対応することが大切です。
電話に出にくい状況であれば、かけ直す旨を伝える
移動中や騒がしい場所にいる場合などは、理由とともに「大変申し訳ございませんが、改めてこちらからお電話させていただいてもよろしいでしょうか」と担当者に伝え、電話を切るようにしましょう。
着信履歴が残っていた場合はすぐにかけ直す
企業からの電話に気づかなかった場合は、できるだけ早くかけ直すことが大切。もし留守番電話に「またかけ直します」と入っていたとしても、必ず自分からかけ直しましょう。その際は、「着信が残っていたのですが……」などと名乗らず話し始めるのではなく、きちんと名乗り、ひと言お詫びしてから担当者に取り次いでもらいましょう。