就職活動で必要なのは「社会人としてのメール」
就職活動ではメールを使用する機会が多くあります。普段からよく使う連絡手段ですが、企業や社会人の方にメールを送る際は、マナーを守ることが必要です。自分では大丈夫だと思っている表現でも、社会人のメールとしてはマナー違反をしているかもしれません。社会に出てからも役立つメールのマナーをしっかり覚えましょう。
メールの特性を活かそう
メールは手紙と違ってすぐに相手に届くため、素早い対応に適したツールです。またメールは電話と違い、相手が都合の良い時間に確認できるため、あまり時間を意識せず送信することができます。メールの特性を活かし、状況に応じた活用を心掛けましょう。
企業にメールを送るケース
- ●会社案内などの資料請求
- ●説明会予約
- ●企業への質問
- ●お礼（資料が届いた際のお礼、面接後のお礼など）
- ●メールに対する返信（自分１人に送られたメールの際は必須！）
メールを送る際の注意点（メールを送る際には、下記の内容に注意しましょう。）
【１】使用禁止文字の使用、HTML形式での作成は避ける
使用禁止文字とは、半角カナや機種依存文字のこと。またHTML形式とは、本文の文字を色付けしたり、文字サイズを変更したりできる作成形式のことです。いずれも受信者側のパソコンで正しく表示されないことがありますので、使用しないようにしましょう。
【２】深夜のメール送信や、携帯電話のメール使用は避ける
深夜のメール送信は不規則な生活をしていると思われる場合があります。また携帯電話からのメールは、企業への印象もあまり良いとは言えず、さらには文字数制限があり、企業からの返信を受信しきれない場合があるので、なるべくパソコンからメールを送信しましょう。
【３】返信メールを作成する際は
メールの返信機能を利用する場合、「相手からの文章」も返信メールの本文欄に残ります。返信メールを書く際は、この「相手からの文章」を下に残したまま、自分の文章を書くようにしましょう。そうすることで、担当者が何のメールに対する返信かをすぐに確認することができます。
【４】添付ファイルは容量に注意
添付ファイルをつける場合は、データの容量にも注意しましょう。容量によっては相手に届かない場合があるので、大容量のデータを送信する場合は、受信可能か事前に担当者に確認しましょう。
メールの書き方例
ここでは、メールの文例を紹介します。
あくまでも一例ですので、目的や状況に合わせて内容を考えましょう。
【１】宛先
送り先のメールアドレスを確認し、間違えないように入力しましょう。「_（アンダーバー）」や「-（ハイフン）」、「0（ゼロ）」と「O（オー）」、「1（イチ）」と「l（エル）」など、間違えやすい文字には注意しましょう。
【２】件名
ひと目で用件が分かるように書くことを心掛けましょう。返信の場合は下記の例のように、返信であることがひと目で分かるようにしましょう。
- ●Re：面接試験日程のご連絡
- ●（返信）面接試験日程のご連絡について
- ●面接試験日程のご連絡について（返信）
【３】宛名
企業名や部署名、役職名、担当者名を省略せずに記載しましょう。
【４】自己紹介
「誰からのメールなのか」を伝えるため、まず最初に大学名、氏名などを記載しましょう。
【５】本文
１文が長くなるのであれば、適当な箇所で改行を入れましょう。段落を変える際には１行空きを入れます。見やすさを考えながら、要点を簡潔に伝えることが大切です。
【６】挨拶
本文の後には挨拶を書きましょう。
【７】署名
メールの最後に入れます。氏名、大学名、住所、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。